Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office

Access 2007

К о рпежанова А . А .

Стоматология 1 курс, 005 группа

Базы данных – это совокупность определенным образом организованной информации на какую-либо тему (в рамках предметной области).

• База данных книжного фонда библиотеки;
• База данных кадрового состава учреждения;
• База данных законодательных актов в области уголовного права;
• База данных современных песен.

Цель

• Знакомство с системой управления базой данных MS Access

Задачи

• Основные понятия MS Access .
• Запуск и завершение работы MS Access .
• Стандартное окно MS Access .
• Создание базы данных в Microsoft Access.
• Объекты MS Access .

Microsoft Access — это специальная программа

для создания Базы данных .

Файлы созданные в Microsoft Access имеют расширение . mdb и такой файл называется базой данных.

Стандартное окно MS Access

Создание базы данных в Microsoft Access

Объект "Таблицы".

• Создать новую таблицу можно одним из 3-х способов:
• с помощью конструктора
• путем ввода данных
• с помощью мастера

• Конструктор позволяет задать структуру таблицы, определить имена, формат данных и способ отображения всех полей, а уже затем заполнить таблицу данными.

• При выборе пункта "Создание таблицы с помощью конструктора" появится новое окно с заголовком "Таблица1" (имя таблицы по умолчанию). Условно это окно можно поделить на две области: Область полей таблицы и Область свойств поля.

Область полей таблицы

• В этой части окна вводится название полей, определяется тип данных каждого поля, а также делаются краткие комментарии по поводу того, какие данные находятся в этом поле (графа Описание).

Область свойств поля

• Здесь указываются отдельные характеристики каждого поля, необходимые для определения параметров сохранения данных в поле, их дальнейшего отображения и редактирования. Эта область содержит две вкладки: Общие и Подстановка. Мы будем работать в основном во вкладке Общие. Вкладка Подстановка содержит список некоторых дополнительных параметров, необходимых, в частности, для настройки связей с полями других таблиц.

Задание имени поля

• Имя поля задается в столбце Имя поля. Имя может содержать не более 64 знаков, при этом допустимы любые символы, кроме точки, восклицательного знака и угловых скобок. Повторение имен полей не допускается.

Определение типа данных

• Для каждого поля необходимо указать тип данных, содержащихся в нем. Тип данных выбирается из списка, который можно вызвать щелчком мыши в столбце Тип данных.

Access оперирует следующими типами данных:

• Текстовый. Текстовое поле может содержать текст с максимальным количеством символов 255.
• Поле MEMO. Это поле содержит текстовую информацию в количестве 32000 знаков.

Access оперирует следующими типами данных:

• Числовой. Поле для числовых значений.
• Дата/время. В таких полях содержатся данные о дате и времени.
• Денежный. Эти поля содержат денежные суммы.
• Счетчик. При добавлении в таблицу новой записи значение этого поля увеличивается на 1 (единицу). Значения в таких полях не обновляются. Поля этого типа очень удобно использовать для ведения каталогов с уникальными номерами. Значения этого поля не могут повторяться.

Access оперирует следующими типами данных:

Логический. Это поле может принимать только два значения: Да и Нет.

• Поле объекта OLE. В этом поле могут храниться объекты, созданные в других приложениях, например рисунки. Максимальный объем данных в этом поле может достигать 128 Мбайт.
• Гиперссылка. В полях этого типа могут содержаться гиперссылки на объекты в Internet или Intranet.

Описание свойств полей

• Размер поля – максимальная длина текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.
• Формат поля – формат отображения данных. Как правило, используется формат, заданный по умолчанию.
• Число десятичных знаков. Определяется число десятичных знаков справа от десятичного разделителя.

Описание свойств полей

• Подпись – обозначение для поля, которое будет использоваться для отображения поля в таблице, форме или отчете. Если это значение не определено, в качестве подписи будет взято имя поля.
• Значение по умолчанию – стандартное значение, которое автоматически вводится в поле при формировании новой записи данных.
• Условие на значение. Задается выражение, устанавливающее ограничение на содержимое данного поля. Таким образом, допускается контроль над правильностью ввода данных.

Описание свойств полей

• Сообщение об ошибке. Определяется сообщение об ошибке, которое выводится в случае нарушения условия на значение.
• Обязательное поле. Определяется, может ли данное поле содержать значения Null (т.е. оставаться пустым), или нужно обязательно вводить в это поле данные.
• Индексированное поле. Определяется, нужно ли индексировать поле. Индексация ускоряет поиск и сортировку данных, но обновление информации при внесении изменений происходит медленнее. Поля типа MEMO, Объект OLE и Гиперссылка не могут индексироваться.

• Теперь можно внести нужные данные: записать имена полей и определить их типы данных, а также задать нужные свойства полю.
• После того, как структура таблицы сформирована можно сохранить таблицу, нажав на кнопку "Сохранить" или, закрыв таблицу, выбрать "Сохранить изменения" и ввести желаемой имя таблицы. После нажатия на кнопку ОК в списке таблиц появится новая таблица.

Заполнение таблицы данными

• Для того, чтобы внести данные в таблицу, откроем ее, выполнив двойной щелчок мышью на имени таблицы или, выделив нужную таблицу нажать на кнопку "Открыть" в окне базы данных. Перед нами появится таблица с поименованными полями, но пустыми записями. Для заполнения таблицы достаточно поставить курсор в нужное поле и внести данные.

Определение ключевого поля

• После задания характеристик всех полей следует выбрать по крайней мере одно ключевое поле. Как правило, в качестве ключевых полей указываются поля типа "Счетчик". В любом случае, поле ключа не должно содержать повторяющихся данных. Используя ключевое поле можно исключить конфликты повторяющихся записей в базе данных.

Определение ключевого поля

• Чтобы определить ключ, необходимо выделить нужное поле (или поля) и нажать кнопку на панели инструментов. Слева от маркера в поле появится изображение ключика - это значит, что ключевое поле успешно задано.

• Запросы - важнейший инструмент любой системы управления базами данных (СУБД). Они служат для выборки определенных записей из базы, обновления таблиц и включения в них новых записей.

• Чаще всего запросы используют для отбора конкретных групп записей, удовлетворяющих определенному условию. Кроме того, они еще и позволяют комбинировать информацию хранящуюся в разных таблицах, обеспечивая унифицированный вид, связанным элементам данных.

От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить. Например, с числовыми величинами можно выполнять арифметические операции, а с символьными и логическими — нельзя.

Принципы построения систем управления баз данных следуют из требований, которым должна удовлетворять организация баз данных:

• Производительность и готовность.
• Минимальные затраты.
• Простота и легкость использования .
• Простота внесения изменений.
• Возможность поиска.
• Целостность.
• Безопасность и секретность .